Privacystatement

In het kader van de dienstverlening van Exter Polak & Charlouis B.V. (hierna: “EP&C” of “wij”) worden persoonsgegevens verwerkt. Ook verwerken wij persoonsgegevens wanneer u onze website bezoekt. Onder het begrip ‘persoonsgegeven’ wordt alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon verstaan. Bij de verwerking van persoonsgegevens kwalificeert EP&C als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”). Onze contactgegevens inclusief het e-mailadres waarop wij bereikbaar zijn voor privacy gerelateerde vragen, treft u hieronder aan:

EP&C
Postbus 3241
2280 GE  RIJSWIJK
+31 (0)70 414 54 54
privacy@epc.nl

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Sollicitanten

Indien u bij EP&C solliciteert, verwerken wij voor de afhandeling van uw sollicitatie de volgende persoonsgegevens:

  • NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats);
  • Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens);
  • Bankrekeningnummer en gegevens reiskosten (afstand woon-werkverkeer);
  • Nationaliteit, geboortedatum en geboorteplaats;
  • Beschikbaarheid, CV en arbeidsverleden, opleidingshistorie (kopieën diploma's, certificaten, getuigschriften), motivatiebrief;
  • Referenties, gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is, aantekeningen sollicitatiegesprekken en schriftelijke communicatie met sollicitant

Wanneer u onze nieuwsbrief of een uitnodiging voor bijvoorbeeld een workshop of een ander event van EP&C ontvangt, dan verwerken wij de volgende (categorieën van) persoonsgegevens:

  • Uw e-mailadres;
  • Of een nieuwsbrief of uitnodiging van EP&C al dan niet door u is ontvangen;
  • Of u de nieuwsbrief of uitnodiging opent (openratio) en de activiteit "in" de nieuwsbrief of uitnodiging (clickratio), welke websitepagina’s u via de links in de nieuwsbrief of uitnodiging u bezoekt en welke campagnenaam het betreft (bijv. welke nieuwsbrief of event);
  • Een intern email ID-nummer. Op basis van dit ID-nummer kunnen wij achterhalen welke nieuwsbrief of uitnodiging van EP&C u heeft geopend;
  • Indien u de nieuwsbrief of uitnodiging opent:
    • Het tijdstip dat de nieuwsbrief of uitnodiging geopend wordt;
    • De e-mailclient die u gebruikt (het computerprogramma dat u gebruikt om e-mails te ontvangen en te versturen, bijv. Outlook, Apple Mail of Gmail).

Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Sollicitanten

Uw persoonsgegevens worden voor de volgende doeleinden verwerkt:

  • Werving en selectie;
  • De beoordeling van de geschiktheid voor een functie die bij EP&C vacant is of kan komen;
  • De afhandeling van de door u gemaakte onkosten;
  • Interne controle en bedrijfsbeveiliging;
  • Verbetering van de sollicitatieprocedure;
  • Behandelen van vragen, opmerkingen en klachten;
  • Maken van analyses en rapportages over vragen, opmerkingen en klachten;
  • Voldoen aan wettelijke verplichtingen en rechterlijke bevelen.

Op basis van welke grondslagen verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende juridische grondslagen:

  1. Wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of het op uw verzoek verrichten van precontractuele handelingen;
  2. Wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen;
  3. Wanneer dit noodzakelijk ter behartiging van onze gerechtvaardigd belangen of de belangen van een derde;
  4. Met uw toestemming.

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, zullen wij deze afzonderlijk aan u vragen. U mag uw toestemming altijd weer intrekken. Wij wijzen u erop dat het intrekken van uw toestemming de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens vóór de intrekking van uw toestemming, onverlet laat.

Aan wie verstrekken we uw persoonsgegevens?

Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden (‘ontvangers’ in de zin van de privacywetgeving), tenzij dit noodzakelijk is voor de goede uitvoering van de in dit Privacystatement omschreven doeleneinden, wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer u hier toestemming voor heeft gegeven. De derden aan wie de persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld, zijn verplicht om vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Indien deze partijen als ‘verwerker’ in de zin van de privacywetgeving worden aangemerkt, dragen wij er zorg voor dat met deze partijen een verwerkersovereenkomst wordt gesloten die aan de in de AVG omschreven vereisten voldoet.

Wij kunnen persoonsgegevens van sollicitanten delen met:

  • Medewerkers van EP&C;
  • Leveranciers (bijv. softwareleveranciers);
  • Andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties indien wettelijk verplicht of met uw toestemming.

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

EP&C bewaart uw persoonsgegevens niet langer in een identificeerbare vorm dan nodig is voor het bereiken van de in dit Privacystatement genoemde doeleinden. Meer specifiek hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

Wij bewaren bepaalde persoonsgegevens om aan wettelijke bewaarplichten te voldoen, zoals het bewaren van bepaalde boekhoudgegevens gedurende 7 jaar (vanaf het einde van het jaar waarin de betreffende gegevens hun actuele belang voor de (fiscale) bedrijfsvoering hebben verloren) in verband met de op ons ex artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) rustende fiscale bewaarplicht.

De persoonsgegevens die u voor uw sollicitatie aan EP&C verstrekt worden tot vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard. Indien u hiervoor toestemming geeft, houden wij uw persoonsgegevens tot één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure in portefeuille. Dit geeft ons de mogelijkheid om u voor eventuele toekomstige vacatures bij EP&C te benaderen. Wanneer u in dienst treedt bij EP&C zullen uw persoonsgegevens onderdeel worden van uw personeelsdossier.

Voor de bewaartermijnen van de informatie die via cookies op onze website wordt verkregen, verwijzen wij naar ons Cookiestatement.

De hierboven genoemde specifieke bewaartermijnen kunnen worden verlengd indien wettelijke bewaarplichten van toepassing zijn/worden. Ook kunnen wij de persoonsgegevens langer bewaren indien dit nodig is voor het afwikkelen van incidenten en/of juridische geschillen.

Beveiliging 

EP&C heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen verlies, vernietiging, schade, aanpassing of bekendmaking. Onze medewerkers zijn gebonden aan geheimhouding en zijn gehouden aan instructies die gericht zijn op de adequate bescherming van uw persoonsgegevens. Mocht u vragen hebben over de beveiliging van uw persoonsgegevens, of als u het vermoeden of aanwijzingen van misbruik hebt, neem dan contact met ons op via de bovenvermelde contactgegevens.

 Uw privacyrechten 

U heeft de volgende rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens door EP&C:

  • het recht om te verzoeken of wij persoonsgegevens van u verwerken en indien dit het geval is, op inzage in uw persoonsgegevens;
  • het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn;
  • het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’);
  • het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
  • het recht om toestemming voor verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken, indien de verwerking op uw toestemming is gebaseerd;
  • het recht op ontvangst of afgifte van uw persoonsgegevens aan een door u aangewezen derde in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm (‘recht op dataportabiliteit’);

Om uw rechten uit te oefenen kunt u contact met ons opnemen via privacy@epc.nl of per post via bovengenoemde contactgegevens.

Om te voorkomen dat wij informatie aan een verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Wij zullen u in beginsel uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren of wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Deze termijn kan in specifieke gevallen, bijv. wanneer sprake is van een complex verzoek, met twee maanden worden verlengd. Over een dergelijke verlenging zullen wij u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren. Op grond van de privacywetgeving kunnen wij onder bepaalde omstandigheden uw verzoek weigeren. Indien dit het geval is, zullen wij u uitleggen waarom. Wanneer u bezwaar maakt tegen het verwerken van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden, dan zullen wij dit verzoek altijd respecteren. Meer informatie over uw privacyrechten vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Klachten

Wanneer u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door EP&C, dan proberen wij hier graag samen met u uit te komen. Als dit niet tot het gewenste resultaat leidt, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer u in een ander land van de Europese Economische Ruimte woont of werkt, kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder in dat land.

Wijzigingen

Dit Privacystatement is voor het laatst aangepast op 19 februari 2020. Wij behouden ons het recht voor om dit Privacystatement te wijzigen en zullen steeds de meest recente versie van dit Privacystatement op onze website plaatsen. Indien sprake is van substantiële wijzigingen die een of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, streven wij er naar om deze betrokkenen hierover direct te informeren.