Privacy statement

In het kader van de dienstverlening van Exter Polak & Charlouis B.V. (hierna: “EP&C” of “wij”) worden persoonsgegevens verwerkt. Ook verwerken wij persoonsgegevens wanneer u onze website bezoekt. Onder het begrip ‘persoonsgegeven’ wordt alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon verstaan. Bij de verwerking van persoonsgegevens kwalificeert EP&C als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”). Onze contactgegevens inclusief het e-mailadres waarop wij bereikbaar zijn voor privacy gerelateerde vragen, treft u hieronder aan:

EP&C
Postbus 3241
2280 GE  RIJSWIJK
+31 (0)70 414 54 54
privacy@epc.nl

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Cliënten

EP&C kan de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van (contactpersonen van) cliënten verwerken:

  • NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats) zoals door cliënt verstrekt;
  • Overige (contact)gegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens) en indien relevant: uw kenteken, zoals door cliënt verstrekt;
  • Gegevens met het oog op de behandeling van een zaak, waaronder eveneens begrepen gegevens aangaande de wederpartij en derden, zoals door cliënt, een wederpartij en/of een derde verstrekt of uit openbare bron is verkregen, zie ook hierna onder “Derden”;
  • Gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen, waaronder het bankrekeningnummer zoals door cliënt is verstrekt;
  • Andere gegevens die uit openbare bron (zoals het Handelsregister, de Kamer van Koophandel en het Kadaster) zijn verkregen of door wederpartijen of derden aan ons zijn verstrekt in het kader van de behandeling van een zaak;
  • Andere gegevens van cliënten waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om aan de toepasselijke wet- of regelgeving, te voldoen, zoals onder bepaalde omstandigheden het verwerken van bepaalde gegevens omtrent een identiteitsbewijs.

Leveranciers

Wij kunnen de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van personen van wie EP&C producten of diensten afneemt of die werkzaam zijn bij deze leveranciers (hierna: “leveranciers”) verwerken:

  • NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats), zoals door leverancier verstrekt;
  • Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens) en indien relevant: uw kenteken, zoals door leverancier verstrekt;
  • Gegevens met het oog op het doen van bestellingen, het inkopen van diensten; het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven en het doen van betalingen en het innen van vorderingen, waaronder het bankrekeningnummer zoals door leverancier verstrekt;
  • Andere gegevens van leveranciers waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving, zoals onder bepaalde omstandigheden het verwerken van bepaalde gegevens omtrent een identiteitsbewijs.

Sollicitanten

Indien u bij EP&C solliciteert, verwerken wij voor de afhandeling van uw sollicitatie de volgende persoonsgegevens:

  • NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats);
  • Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens);
  • Bankrekeningnummer en gegevens reiskosten (afstand woon-werkverkeer);
  • Nationaliteit, geboortedatum en geboorteplaats;
  • Beschikbaarheid, CV en arbeidsverleden, opleidingshistorie (kopieën diploma's, certificaten, getuigschriften), motivatiebrief;
  • Referenties, gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is, aantekeningen sollicitatiegesprekken en schriftelijke communicatie met sollicitant
  • Andere gegevens van sollicitanten waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving, zoals onder bepaalde omstandigheden het verwerken van bepaalde gegevens omtrent een identiteitsbewijs.

Derden

EP&C kan de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van derden (zoals personen niet-zijnde cliënten waarvan persoonsgegevens in de dossiers voorkomen, advocaten en andere adviseurs met wie EP&C contact heeft) verwerken:

  • NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats), voor zover aan EP&C bekend gemaakt;
  • Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens) en indien relevant: uw kenteken, voor zover aan EP&C bekend gemaakt;
  • Gegevens met betrekking tot elektronische berichten afkomstig van of bestemd voor derden en gegevens die noodzakelijk zijn om met deze derden contact te onderhouden;
  • Andere gegevens van derden die uit openbare bron zijn verkregen of door cliënten, wederpartijen of derden aan EP&C zijn verstrekt in het kader van de behandeling van een zaak;
  • Andere gegevens van derden waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving, zoals onder bepaalde omstandigheden het verwerken van bepaalde gegevens omtrent een identiteitsbewijs.

Overig

Wanneer u onze nieuwsbrief of een uitnodiging voor bijvoorbeeld een workshop of een ander event van EP&C ontvangt, dan verwerken wij de volgende (categorieën van) persoonsgegevens:

  • Uw e-mailadres;
  • Of een nieuwsbrief of uitnodiging van EP&C al dan niet door u is ontvangen;
  • Of u de nieuwsbrief of uitnodiging opent (openratio) en de activiteit "in" de nieuwsbrief of uitnodiging (clickratio), welke websitepagina’s u via de links in de nieuwsbrief of uitnodiging u bezoekt en welke campagnenaam het betreft (bijv. welke nieuwsbrief of event);
  • Een intern email ID-nummer. Op basis van dit ID-nummer kunnen wij achterhalen welke nieuwsbrief of uitnodiging van EP&C u heeft geopend;
  • Indien u de nieuwsbrief of uitnodiging opent:
    • Het tijdstip dat de nieuwsbrief of uitnodiging geopend wordt;
    • De e-mailclient die u gebruikt (het computerprogramma dat u gebruikt om e-mails te ontvangen en te versturen, bijv. Outlook, Apple Mail of Gmail).

Wanneer u zich inschrijft om deel te nemen aan een van onze webinars, dan verwerken wij de volgende (categorieën) persoonsgegevens:

  • Uw e-mailadres
  • Uw naam
  • Uw bedrijfsnaam
  • Uw telefoonnummer
  • Uw IP-adres
  • Gegevens m.b.t. het bezoekersgedrag van registratiepagina’s en het ontvangen van e-mails in het kader van het registratieproces voor het webinar en opvolging van het webinar;
  • Kijkgedrag gedurende de webinars en de interacties die een kijker heeft tijdens een webinar.

Voor meer informatie over de mogelijke verwerking van persoonsgegevens via het gebruik van cookies wanneer u onze websites bezoekt, verwijzen wij u naar ons Cookie Statement.

Op basis van welke grondslagen verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende juridische grondslagen:

  1. Wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of het op uw verzoek verrichten van precontractuele handelingen;
  2. Wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen;
  3. Wanneer dit noodzakelijk ter behartiging van onze gerechtvaardigd belangen of de belangen van een derde;
  4. Met uw toestemming.

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, zullen wij deze afzonderlijk aan u vragen. U mag uw toestemming altijd weer intrekken. Wij wijzen u erop dat het intrekken van uw toestemming de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens vóór de intrekking van uw toestemming, onverlet laat.

Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

EP&C gebruikt bovenstaande persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden waarbij per doeleinde wordt aangegeven op basis van welke hierboven genoemde grondslag (a t/m d) EP&C dit doet. Wanneer een verwerking is gebaseerd op de grondslag van het ‘gerechtvaardigd belang’, wordt dit belang kort toegelicht. Indien u hier specifieke vragen over heeft, kunt u altijd contact opnemen.

  • om de gevraagde diensten te kunnen verlenen, waaronder het identificeren van de cliënt, de uitvoering van de overeenkomst van opdracht, het adviseren en verwijzen van onze cliënten (a, b en c: het kunnen aanbieden en verbeteren van de dienstverlening);
  • voor de administratie van EP&C, waaronder het berekenen of vastleggen van vergoedingen of uitkeringen, inkomsten en uitgaven, het betalen en het innen van vorderingen (met inbegrip van het inschakelen van incassobureaus of deurwaarders) (a, b en c: het belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
  • voor het kunnen behandelen van eventuele klachten en geschillen over de dienstverlening (a, b en c: ter verdediging van rechten, ter behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling, ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening);
  • voor marketingdoeleinden (waaronder nieuwsbrieven) en om met u te communiceren; (a, b, c: het belang om de diensten van EP&C onder de aandacht van bestaande klanten te brengen; d);
  • voor het behandelen van uw sollicitatie (meer specifiek: werving en selectie, de beoordeling van de geschiktheid voor een functie die bij EP&C vacant is of kan komen, indien van toepassing: de afhandeling van de door u voor de sollicitatie gemaakte onkosten, interne controle en bedrijfsbeveiliging, verbetering van de sollicitatieprocedure, behandelen van vragen/opmerkingen/klachten aangaande de sollicitatieprocedure, maken van analyses en rapportages over vragen/opmerkingen/klachten (a, b, c: ons gerechtvaardigde belang om te beoordelen of u geschikt bent voor de openstaande vacature, het beschermen van onze bedrijfsgebouwen en medewerkers, het verbeteren van onze sollicitatieprocedure onder meer via het analyseren van vragen/opmerkingen en klachten) en d: toestemming indien u langer in portefeuille wenst te blijven, zie het kopje: “Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?”);
  • voor het doen van bestellingen of het inkopen van diensten (a, b en c: het belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
  • voor het doen uitoefenen van accountantscontrole en overige interne controle en waar relevant om een parkeerplaats voor u te reserveren (a, b en c: het belang om een correcte (bezoekers)administratie te kunnen voeren);
  • voor het voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen (b, c: het belang om aan deze verplichtingen te kunnen voldoen).

Aan wie verstrekken we uw persoonsgegevens?

Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden (‘ontvangers’ in de zin van de privacywetgeving), tenzij dit noodzakelijk is voor de goede uitvoering van de in dit Privacy Statement omschreven doeleneinden, wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer u hier toestemming voor heeft gegeven. De derden aan wie de persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld, zijn verplicht om vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Indien deze partijen als ‘verwerker’ in de zin van de privacywetgeving worden aangemerkt, dragen wij er zorg voor dat met deze partijen een verwerkersovereenkomst wordt gesloten die aan de in de AVG omschreven vereisten voldoet. U kunt hierbij denken aan de waarneming van een zaak door een andere octrooigemachtigde of het inschakelen van een derde partij namens en in opdracht van EP&C, zoals een IT-leverancier maar ook het verstrekken van uw persoonsgegevens in verband met (gerechtelijke of andere) procedures. Ook kan EP&C wettelijk verplicht zijn om persoonsgegevens te verstrekken aan een toezichthouder of een andere met openbaar gezag beklede instantie.

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met:

  • Medewerkers van EP&C;
  • Leveranciers (bijv. softwareleveranciers, deurwaarders, koeriersdiensten, vertaalbureaus, accountants, etc.);
  • Wederpartijen (zoals inbreukmakers), advocaten of adviseurs in het kader van de dienstverlening;
  • Andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties indien wettelijk verplicht of met uw toestemming.

Ten behoeve van de dienstverlening kan EP&C persoonsgegevens doorgeven aan een ontvanger in een land buiten de Europese Unie dat een lagere mate van bescherming van persoonsgegevens dan de Europese wetgeving biedt. In dat geval zal EP&C erop toezien dat een dergelijke doorgifte van persoonsgegevens in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving, bijvoorbeeld door het sluiten van een voor dat doel door de Europese Commissie opgesteld en goedgekeurd modelcontract.

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

EP&C bewaart uw persoonsgegevens niet langer in een identificeerbare vorm dan nodig is voor het bereiken van de in dit Privacystatement genoemde doeleinden. Meer specifiek hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

Wij bewaren bepaalde persoonsgegevens om aan wettelijke bewaarplichten te voldoen, zoals het bewaren van bepaalde boekhoudgegevens gedurende 7 jaar (vanaf het einde van het jaar waarin de betreffende gegevens hun actuele belang voor de (fiscale) bedrijfsvoering hebben verloren) in verband met de op ons ex artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) rustende fiscale bewaarplicht.

De persoonsgegevens die u voor uw sollicitatie aan EP&C verstrekt worden tot vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard. Indien u hiervoor toestemming geeft, houden wij uw persoonsgegevens tot één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure in portefeuille. Dit geeft ons de mogelijkheid om u voor eventuele toekomstige vacatures bij EP&C te benaderen. Wanneer u in dienst treedt bij EP&C zullen uw persoonsgegevens onderdeel worden van uw personeelsdossier.

Voor de bewaartermijnen van de informatie die via cookies op onze website wordt verkregen, verwijzen wij naar ons Cookiestatement.

De hierboven genoemde specifieke bewaartermijnen kunnen worden verlengd indien wettelijke bewaarplichten van toepassing zijn/worden. Ook kunnen wij de persoonsgegevens langer bewaren indien dit nodig is voor het afwikkelen van incidenten en/of juridische geschillen.

Beveiliging 

EP&C heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen verlies, vernietiging, schade, aanpassing of bekendmaking. Onze medewerkers zijn gebonden aan geheimhouding en zijn gehouden aan instructies die gericht zijn op de adequate bescherming van uw persoonsgegevens. Mocht u vragen hebben over de beveiliging van uw persoonsgegevens, of als u het vermoeden of aanwijzingen van misbruik hebt, neem dan contact met ons op via de bovenvermelde contactgegevens.

 Uw privacyrechten 

U heeft de volgende rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens door EP&C:

  • het recht om te verzoeken of wij persoonsgegevens van u verwerken en indien dit het geval is, op inzage in uw persoonsgegevens;
  • het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn;
  • het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’);
  • het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
  • het recht om toestemming voor verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken, indien de verwerking op uw toestemming is gebaseerd;
  • het recht op ontvangst of afgifte van uw persoonsgegevens aan een door u aangewezen derde in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm (‘recht op dataportabiliteit’);

Om uw rechten uit te oefenen kunt u contact met ons opnemen via privacy@epc.nl of per post via bovengenoemde contactgegevens.

EP&C neemt alleen verzoeken in behandeling die betrekking hebben op uw eigen persoonsgegevens. Om te voorkomen dat wij informatie aan een verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Wij zullen u in beginsel uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren of wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Deze termijn kan in specifieke gevallen, bijv. wanneer sprake is van een complex verzoek, met twee maanden worden verlengd. Over een dergelijke verlenging zullen wij u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren. Op grond van de privacywetgeving kunnen wij onder bepaalde omstandigheden uw verzoek weigeren. Indien dit het geval is, zullen wij u uitleggen waarom. Wanneer u bezwaar maakt tegen het verwerken van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden, dan zullen wij dit verzoek altijd respecteren. Meer informatie over uw privacyrechten vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Klachten

Wanneer u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door EP&C, dan proberen wij hier graag samen met u uit te komen. Als dit niet tot het gewenste resultaat leidt, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer u in een ander land van de Europese Unie woont of werkt, kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder in dat land.

Wijzigingen

Dit Privacystatement is voor het laatst aangepast op 16 juni 2020. Wij behouden ons het recht voor om dit Privacystatement te wijzigen en zullen steeds de meest recente versie van dit Privacystatement op onze website plaatsen. Indien sprake is van substantiële wijzigingen die een of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, streven wij er naar om deze betrokkenen hierover direct te informeren.